Polityka Prywatności

1. Administrator danych i dane kontaktowe

Odpowiedzialnym za przetwarzanie danych osobowych na tej stronie internetowej w rozumieniu ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO) jest:

Maximilian Heid

ARKTRIS – firma w przygotowaniu

Johannagasse 29-35/11/13

1050, Wiedeń

Austria

E-mail: maximilian@arktris.com

ARKTRIS znajduje się obecnie na etapie zakładania działalności. Do momentu rozpoczęcia działalności gospodarczej za przetwarzanie danych osobowych w związku z tą stroną internetową odpowiada wyżej wskazana osoba.

W przypadku pytań dotyczących przetwarzania Państwa danych osobowych lub wykonywania przysługujących Państwu praw w zakresie ochrony danych osobowych mogą Państwo skontaktować się z nami pod podanym adresem e-mail.

2. Ogólne informacje o przetwarzaniu danych

Kładziemy duży nacisk na ochronę Państwa danych osobowych i przetwarzamy je zgodnie z ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych (RODO) oraz obowiązującymi austriackimi przepisami o ochronie danych.

Dane osobowe to informacje, które odnoszą się do zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej. Należą do nich na przykład imiona, adresy e-mail, numery telefonów i adresy IP.

Przetwarzamy dane osobowe tylko w zakresie, w jakim jest to niezbędne do działania naszej strony internetowej, obsługi zapytań, komunikacji z zainteresowanymi lub zapewnienia bezpieczeństwa naszych systemów technicznych.

Przetwarzanie odbywa się na podstawie odpowiedniej podstawy prawnej zgodnie z art. 6 RODO. W szczególności rozważa się przeprowadzenie działań przedumownych (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), wypełnienie obowiązków prawnych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) oraz uzasadnione interesy (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Przestrzegamy zasad celowości, minimalizacji danych i ograniczenia przechowywania. Dane osobowe są zasadniczo przetwarzane tylko tak długo, jak jest to konieczne dla danego celu lub gdy obowiązki prawne dotyczące przechowywania lub inne uzasadnione powody wymagają dalszego przechowywania.

Szczegóły dotyczące poszczególnych przetwarzań, wykorzystywanych dostawców usług i okresów przechowywania wyjaśniamy w kolejnych sekcjach.

3. Hosting strony internetowej i techniczne dane dostępu

Nasza strona internetowa jest obsługiwana przez Odoo.sh, usługę Odoo S.A., Chaussée de Namur 40, 1367 Grand-Rosière, Belgia. Region hostingu naszej instancji Odoo.sh znajduje się w Europie.

Podczas odwiedzania naszej strony internetowej przetwarzane są technicznie niezbędne dane połączenia. Mogą one obejmować w szczególności adres IP, datę i godzinę dostępu, odwiedzane strony, informacje o przeglądarce oraz inne techniczne informacje dotyczące połączenia.

Przetwarzanie odbywa się w celu udostępnienia naszej strony internetowej, zapewnienia jej funkcjonalności i bezpieczeństwa oraz wykrywania i zapobiegania awariom technicznym i nadużyciom.

Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Naszym uzasadnionym interesem jest bezpieczna, niezawodna i funkcjonalna obsługa naszej strony internetowej.

Odoo przetwarza dane osobowe w ramach hostingu jako podmiot przetwarzający. W tym celu mogą być wykorzystywani inni dostawcy usług technicznych jako podwykonawcy.

Dane dostępu technicznego są przechowywane tylko tak długo, jak jest to konieczne do wymienionych celów. Konkretne okresy przechowywania zależą od regulacji technicznych i umownych dostawcy hostingu.

4. Ciasteczka i technicznie niezbędne technologie przechowywania

Nasza strona internetowa wykorzystuje ciasteczka i podobne technologie przechowywania, które są używane do zapewnienia podstawowych funkcji strony internetowej oraz do przechowywania ustawień technicznych.

Pliki cookie to niewielkie informacje, które przeglądarka może przechowywać na Państwa urządzeniu.

W ramach naszej strony Odoo szczególnie wykorzystywane są następujące ciasteczka:

session_id: Służy do zarządzania sesją i zapewnienia podstawowych funkcji strony internetowej.
frontend_lang: Przechowuje wybrany język, aby nasza strona mogła być wyświetlana w żądanym języku.
tz: Przechowuje informacje o ustawieniu strefy czasowej.

Te ciasteczka służą do technicznego działania i przyjaznego użytkownikowi udostępniania naszej strony internetowej. Obecnie nie używamy własnych ciasteczek do spersonalizowanej reklamy ani śledzenia marketingowego.

W zakresie, w jakim przetwarzane są dane osobowe, odbywa się to na podstawie naszego uzasadnionego interesu zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO w celu bezpiecznego i funkcjonalnego udostępniania naszej strony internetowej.

Mogą Państwo zarządzać plikami cookie lub je usuwać za pomocą ustawień swojej przeglądarki. Wyłączenie niektórych plików cookie może spowodować, że niektóre funkcje naszej strony internetowej nie będą działać zgodnie z przeznaczeniem.

Informacje na temat użycia Cloudflare Turnstile jako ochrony przed spamem znajdują się w punkcie 7 niniejszej polityki prywatności.

5. Kontakt z nami za pośrednictwem naszej strony internetowej

Na naszej stronie internetowej oferujemy różne możliwości kontaktu. Zakres przetwarzanych danych osobowych zależy od formularza, z którego Państwo korzystają.

5.1 Ogólny formularz kontaktowy

Za pomocą formularza kontaktowego na naszej stronie z informacjami prawnymi (Impressum) mogą Państwo przesyłać nam ogólne zapytania.

W związku z tym przetwarzamy Państwa adres e-mail, treść Państwa wiadomości oraz imię, jeśli zostanie ono dobrowolnie podane.

Dane te są wykorzystywane do obsługi Państwa zapytania oraz ewentualnej dalszej komunikacji. Formularz przesyła Państwa wiadomość pocztą elektroniczną do naszej firmowej skrzynki e-mail obsługiwanej przez Microsoft 365.

Przetwarzanie odbywa się w celu obsługi Państwa zapytania. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, jeżeli Państwa zapytanie dotyczy działań przedumownych. W pozostałych przypadkach podstawą prawną jest nasz prawnie uzasadniony interes polegający na obsłudze otrzymywanych zapytań, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Przechowujemy Państwa dane tylko tak długo, jak jest to konieczne do obsługi Państwa zapytania oraz ewentualnej dalszej komunikacji. Następnie dane są usuwane, chyba że istnieją ustawowe obowiązki przechowywania lub inne uzasadnione powody do dalszego przechowywania.

5.2 Prośba o oddzwonienie

Za pomocą formularza prośby o oddzwonienie na naszej stronie internetowej mogą Państwo poprosić o kontakt telefoniczny.

W związku z tym przetwarzamy Państwa numer telefonu oraz inne dane, które dobrowolnie Państwo podają. Mogą to być w szczególności Państwa imię, adres e-mail, firma, wiadomość oraz preferowana pora dnia na oddzwonienie (rano lub po południu).

Przesłane dane są przechowywane w naszym systemie CRM (Odoo) jako szansa sprzedaży. Używamy tych danych wyłącznie do przetwarzania Państwa prośby o oddzwonienie oraz ewentualnej komunikacji biznesowej, która może z tego wynikać. Formularz nie tworzy automatycznie oddzielnego wpisu kontaktowego.

Jeśli szansa sprzedaży zostanie zakończona bez nawiązania relacji biznesowej i zostanie zarchiwizowana jako utracona, zostanie automatycznie usunięta z aktywnego systemu CRM najwcześniej po 90 dniach od jej zakończenia. Czyszczenie odbywa się codziennie i przetwarza maksymalnie 30 odpowiednich rekordów na jeden przebieg.

Jeśli nawiąże się relacja biznesowa, obowiązują okresy przechowywania danych odpowiednie dla danej relacji biznesowej. W technicznych kopiach zapasowych usunięte dane mogą być tymczasowo nadal obecne.

6. Kontaktowanie się za pośrednictwem e-maila

Jeśli skontaktują się Państwo z nami za pośrednictwem e-maila, przetwarzamy Państwa adres e-mail, ewentualnie Państwa imię oraz treść wiadomości i zawarte w niej dane osobowe. Dodatkowo mogą być przetwarzane informacje techniczne dotyczące przesyłania e-maili.

Używamy tych danych do przetwarzania Państwa sprawy, do odpowiedzi na Państwa wiadomość oraz do ewentualnej dalszej komunikacji biznesowej, która może być wymagana.

Przetwarzanie odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO, o ile Państwa kontakt ma na celu nawiązanie lub realizację umowy. W przypadku innych zapytań przetwarzanie odbywa się na podstawie naszego uzasadnionego interesu w prawidłowej komunikacji zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Do naszej biznesowej komunikacji e-mailowej korzystamy z Microsoft 365. W tym przypadku e-maile oraz związane z nimi dane osobowe są przetwarzane przez Microsoft jako dostawcę usług. W naszym zespole dostęp do danych mają tylko te osoby, które potrzebują ich do obsługi danego zagadnienia.

Przechowujemy korespondencję e-mailową tylko tak długo, jak jest to konieczne do obsługi danego zagadnienia oraz ewentualnie następnej relacji biznesowej. Obowiązki prawne dotyczące przechowywania oraz inne uzasadnione powody do dłuższego przechowywania pozostają bez zmian.

7. Cloudflare Turnstile (ochrona przed spamem)

Aby chronić naszą stronę internetową i nasze formularze przed zautomatyzowanymi wpisami, spamem i nadużyciami, korzystamy z Cloudflare Turnstile, usługi Cloudflare, Inc., 101 Townsend St., San Francisco, CA 94107, USA.

Turnstile jest zintegrowany z naszą platformą internetową Odoo. Przy wywoływaniu odpowiednio chronionych stron nawiązywane jest połączenie z Cloudflare.

Cloudflare przetwarza informacje techniczne w celu wykrywania zautomatyzowanych dostępów. Mogą to być w szczególności adres IP, cechy techniczne połączenia, informacje o przeglądarce oraz dane dotyczące odwiedzanej strony internetowej.

Używamy Turnstile, aby chronić naszą stronę internetową przed zautomatyzowanym dostępem i nadużyciami. Według informacji przekazanych przez Cloudflare usługa Turnstile nie ma dostępu do treści danych wprowadzanych przez Państwa w formularzach ani do treści Państwa wiadomości.

Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych w celu ochrony naszej strony internetowej jest nasz prawnie uzasadniony interes polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa i prawidłowego funkcjonowania strony internetowej, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Cloudflare przetwarza dane techniczne w celu zapewnienia Turnstile w naszym imieniu. O ile Cloudflare przetwarza te dane w celu poprawy własnej detekcji botów, Cloudflare działa według własnych informacji jako samodzielny administrator.

W związku z korzystaniem z Turnstile dane osobowe mogą być przekazywane do USA. Cloudflare szczególnie odnosi się do ram ochrony danych EU-US oraz odpowiednich gwarancji umownych, w tym standardowych klauzul umownych Komisji Europejskiej.

Dalsze informacje na temat przetwarzania danych przez Cloudflare można znaleźć tutaj:

Dodatek do prywatności Cloudflare Turnstile:

https://www.cloudflare.com/turnstile-privacy-policy/

Polityka prywatności Cloudflare:

https://www.cloudflare.com/de-de/privacypolicy/

8. Kopie zapasowe danych i środowiska testowe

Aby zapewnić bezpieczeństwo operacyjne i możliwość przywrócenia naszych systemów, nasz dostawca hostingu Odoo.sh regularnie tworzy techniczne kopie zapasowe naszej bazy danych.

Odoo.sh przechowuje zgodnie ze swoją udokumentowaną polityką kopii zapasowych siedem dziennych, cztery tygodniowe i trzy miesięczne kopie zapasowe. Dodatkowo możemy przed zmianami technicznymi tworzyć ręczne kopie zapasowe, które będą dostępne przez trzy dni.

Do rozwoju i testowania nowych funkcji używamy oddzielnego środowiska testowego, które w razie potrzeby jest aktualizowane kopią systemu produkcyjnego. Odpowiednia baza danych testowych staging jest automatycznie usuwana po miesiącu. W razie potrzeby można wcześniej utworzyć nową kopię testową z systemu produkcyjnego. Dostęp do środowiska testowego jest ograniczony do uprawnionych osób.

Dane osobowe, które zostały usunięte z aktywnego systemu, mogą tymczasowo pozostać w istniejących kopiach zapasowych lub środowiskach testowych. Te kopie służą wyłącznie celom technicznym i nie są używane jako trwałe archiwum danych.

Podczas przywracania wcześniej usunięte dane mogą ponownie być obecne w aktywnym systemie.

9. Odbiorcy i międzynarodowe przekazywanie danych

Aby zapewnić naszą stronę internetową, przetwarzać zapytania i prowadzić naszą komunikację biznesową, korzystamy z zewnętrznych dostawców usług. W tym przypadku dane osobowe mogą być przekazywane tym dostawcom lub przetwarzane przez nich w naszym imieniu.

Do obecnie używanych dostawców usług należą w szczególności:

Odoo S.A. (Belgia): Zapewnienie i hosting naszej strony internetowej oraz naszego systemu CRM przez Odoo.sh.
Microsoft: Zapewnienie naszej biznesowej komunikacji e-mailowej przez Microsoft 365.
Cloudflare, Inc. (USA): Zapewnienie Cloudflare Turnstile w celu ochrony naszych formularzy internetowych przed automatycznymi wpisami i nadużyciami.

W zakresie, w jakim dostawcy usług przetwarzają dane osobowe w naszym imieniu, odbywa się to na podstawie odpowiednich umów dotyczących przetwarzania danych, o ile jest to wymagane prawnie.

Podczas świadczenia tych usług mogą być zaangażowani inni podwykonawcy. Może to również prowadzić do przetwarzania danych osobowych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w szczególności w USA.

Takie przekazywanie danych odbywa się tylko z zachowaniem warunków art. 44 i następnych RODO. Mogą w tym zakresie występować w szczególności decyzje o odpowiedniości Komisji Europejskiej lub odpowiednie gwarancje, takie jak standardowe klauzule umowne Komisji Europejskiej.

10. Okres przechowywania i usuwanie danych

Przechowujemy dane osobowe zasadniczo tylko tak długo, jak długo są one potrzebne do danego celu przetwarzania lub istnieje ustawowy obowiązek przechowywania lub inny uzasadniony powód do dalszego przechowywania.

Czas przechowywania zależy w szczególności od rodzaju danych, celu ich przetwarzania oraz przebiegu ewentualnego stosunku biznesowego.

Dla poszczególnych procesów przetwarzania obowiązują w szczególności następujące zasady:

Ogólne zapytania kontaktowe i korespondencja e-mailowa: Dane są usuwane, gdy tylko nie są już potrzebne do rozpatrzenia sprawy oraz ewentualnej dalszej komunikacji, o ile nie istnieją uzasadnione powody do dłuższego przechowywania.
Zapytania o oddzwonienie w CRM: Szanse sprzedaży zakończone bez nawiązania relacji biznesowej i zarchiwizowane jako utracone są automatycznie usuwane z aktywnego systemu CRM najwcześniej po 90 dniach od ich zamknięcia. Automatyczne usuwanie odbywa się codziennie i obejmuje maksymalnie 30 rekordów podczas jednego uruchomienia.
Trwające relacje biznesowe: Dane osobowe są przetwarzane tak długo, jak są potrzebne do danej relacji biznesowej. Następnie są usuwane, o ile nie stoją temu na przeszkodzie żadne ustawowe obowiązki przechowywania lub inne uzasadnione powody.
Techniczne kopie zapasowe: Już usunięte dane mogą być tymczasowo zawarte w kopiach zapasowych do czasu upływu odpowiednich terminów przechowywania. Szczegóły można znaleźć w rozdziale 8.

Jeśli dane osobowe nie są już potrzebne do pierwotnego celu, sprawdzamy, czy dalsze przechowywanie jest prawnie wymagane lub dozwolone. Jeśli nie, dane zostaną usunięte.

11. Prawa osób, których dane dotyczą

Jeżeli przetwarzamy Państwa dane osobowe, przysługują Państwu w szczególności następujące prawa zgodnie z ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych (RODO):

Prawo dostępu do danych (art. 15 RODO): Mogą Państwo uzyskać informację, czy przetwarzamy Państwa dane osobowe, a jeśli tak, przysługuje Państwu prawo dostępu do tych danych.
Prawo do sprostowania (art. 16 RODO): Mogą Państwo żądać sprostowania nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych danych osobowych.
Prawo do usunięcia danych (art. 17 RODO): Mogą Państwo żądać usunięcia swoich danych osobowych w przypadkach przewidzianych prawem.
Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO): Mogą Państwo żądać ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych w określonych przypadkach.
awo do przenoszenia danych (art. 20 RODO): Mogą Państwo żądać, aby określone dane osobowe zostały udostępnione Państwu w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym i nadającym się do odczytu maszynowego formacie lub przekazane innemu administratorowi, pod warunkiem spełnienia wymogów prawnych.
Prawo do sprzeciwu (art. 21 RODO): Mogą Państwo w każdej chwili wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych osobowych na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, z powodów wynikających z Państwa szczególnej sytuacji.
Prawo do wycofania zgody (art. 7 ust. 3 RODO): Jeżeli przetwarzanie opiera się na Państwa zgodzie, mogą ją Państwo w każdej chwili wycofać ze skutkiem na przyszłość. Zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed wycofaniem zgody pozostaje nienaruszona.

Aby skorzystać z przysługujących Państwu praw lub w przypadku pytań dotyczących przetwarzania danych osobowych, mogą Państwo skontaktować się z nami pod adresem e-mail maximilian@arktris.com.

Rozpatrujemy Państwa zapytanie zgodnie z wymogami prawnymi. Co do zasady informujemy Państwa o podjętych działaniach najpóźniej w ciągu miesiąca od otrzymania zapytania. W przypadkach przewidzianych prawem termin ten może zostać przedłużony.

12. Prawo do skargi do austriackiego organu ochrony danych osobowych

Jeżeli uważają Państwo, że przetwarzanie Państwa danych osobowych narusza ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO), mają Państwo prawo złożyć skargę do właściwego organu nadzorczego ds. ochrony danych zgodnie z art. 77 RODO.

W Austrii jest to:

Austriacki organ ochrony danych osobowych

Barichgasse 40–42

1030 Wiedeń

Austria

Strona internetowa: www.dsb.gv.at

Prawo do skargi istnieje niezależnie od tego, czy wcześniej zwrócili się Państwo do nas ze swoją sprawą. Mogą się Państwo również zwrócić do innego organu nadzorczego właściwego zgodnie z art. 77 RODO.

13. Aktualizacja tej polityki prywatności

Regularnie przeglądamy tę politykę prywatności i dostosowujemy ją w razie potrzeby, szczególnie gdy zmienia się przetwarzanie danych osobowych, technologie stosowane na naszej stronie internetowej lub ramy prawne.

Aktualna wersja tej polityki prywatności jest dostępna na naszej stronie internetowej.

Stan: październik 2026